UZAKTANTAN VERİMLİ ÇALIŞMA

Coronavirüs salgınına karşı birçok şirket hızla evden/uzaktan çalışma kararı aldı.

Birçok şirket ve çalışanlar için yeni bir deneyim olan evden/uzaktan çalışma uygulamasının ne zamana kadar süreceği belli değil…

Bu hususlarda verimli ve disiplinli çalışmanın püf noktalarını sizlerle paylaştım. Yararlı olması dileğiyle…

 

Gerek evden/uzakta gerekse normal çalışma koşullarında başarılı olmak özenli olmayı gerektirir.

Yataktan çıkıp, bilgisayar başına oturmak size cazip gelebilir.  Ancak uykuda giydiğimiz kıyafetlerle zihnimizi verimlilik modunda tutmamız  ve çalışmak oldukça zor olacaktır. Evde çalışmak ve evde yaşam arasındaki sınırları belirlemek için normal sabah rutinimizi korumalıyız ve olabildiğince işe gidiyor gibi giyinmeniz yararlı olacaktır. Hafif bir egzersiz ya da meditasyon sonrasında giyinerek kahvaltımızı yapmak, bizi günün geri kalanı için motive ve hazır hissettirecektir. Ayrıca sabah video veya öğlenden sonraki  uzak bağlantılı toplantılarında hazır ve şık giyinmiş insanları görmek herkes için yararlı olacak ve iyi gelecektir.

Günlük Program Belirlemek

Çalışma saatlerinizle kişisel ev saatimizi ayırmamız önemlidir. Şeffaflık için yöneticilerinize evden çalışırken çalışma saatinizin hangi aralıkta olduğunu söylemeli ve takvimimizde arada ev işleri/çocuklar için ayıracağınız zamanı programlamalı buna uymalısınız.

Genel olarak iş konuları ile ev işlerinin karışmaması, birbirinin içine girmemesi pek mümkün değil; çünkü çok hızlı şekilde evlerden çalışır olduk ve bizimle beraber eşlerimiz, çocuklarımız da evden çalışır duruma geldi. Dolayısıyla bu kadar çok değişimin bu kadar kısa sürede ve hızlı gerçekleştiği bir ortamda, en büyük başarı karmaşayı en kısa zamanda düzene sokmaktır.

Günlük Program Yapma İpuçları :  

*Gün ve hafta boyunca hedeflerinize varmak için yapmanız gerekenleri gözden geçirerek güne başlayın,

*Her birinin alacağı zamanı, karmaşıklığını ve etkisini anlayarak işlerinize öncelik verin,

*Belirli aralıklarla yöneticinize ve diğer ekip üyelerine önemli durum güncellemeleri yapın,

*Bahçenizde, balkonunuzda ya da pencerenizde hava almak ve beyninizi dinlendirmek için düzenli olarak planlanan molalar verin.

*Beynimiz ve bedenimiz için düzenli molalar vermediğimizde sağlığımız ve üretkenliğimiz durumdan olumsuz etkilenir. Beyin de diğer kaslara benzer ve dinlenmesi gerekir.

*Beynimizi dinlendirmek için aşağıdakileri yapabiliriz:

*Meditasyon,

*Kitap okuma,

*Podcast dinleme,

*Kısa yoga egzersizleri,

*Yürüyüş yapmak,

*Kendimize çalışma ortamı oluşturmak,

*Eğer mümkünse, çalışmak için evinizde ayrı bir alan ayırmanız yararlı olacaktır. Çok hızlı bir şekilde ev ortamında çalışmaya başladığımız için bu herkes için ayrı bir oda ayırmak şeklinde mümkün olmayabilir; ancak en dikkat dağıtıcı unsurlardan arınmış bir çalışma ortamı yaratmak hepiniz için şart. Bu, ev ve iş faaliyetlerinizi ayırmanıza, belirlenmiş alanınızda çalışırken verimliliğinizi arttırmanıza yardımcı olacaktır.

*Ev halkı, evden çalışmak zorunda kalan eşleriniz ve evlerde sıkışıp kalan çocuklarınızla düzenli molalarda iletişim kurmak, çalışma aralıklarında kendinizi yalıtmak daha az yorulmamızı sağlar.

*Görüşmelerinizi video konferans araçlarıyla yapmak çok yararlıdır.

*Zaten neredeyse izole edilmiş bir atmosferde çalışmaktasınız…

Karşınızdaki müşteri ve muhataplarınızın da aynı durumda olduğunu unutmayınız.

Telefonla iletişim yerine mümkün olduğu kadar video konferans araçlarını kullanmanız yüz yüze iletişimin sağladığı avantajları kaybetmeden iletişim kurmanızı sağlayacaktır.

Üstelik dosya ve ekran paylaşma imkanlarıyla telefonda ifade edilmesi güç konuların, her iki taraf için de net bir şekilde anlaşılmasını sağlayarak işlerinizi kolaylaştıracaksınız.

Aşırı yüklenmeden kaçınalım

*Çalışma ve ev ortamının iç içe geçmesi, sınırların ve molaların belirsizleşmesine yol açabilir. Ne kadar çalıştığınıza, ne sonuçlar elde ettiğinize daha fazla odaklanmak için yöneticinizle ve ekibinizle iletişimde olmalısınız. Böyle zamanlarda çok çalışmaktan ziyade akıllı çalışmak daha önemlidir.

*Hâlâ çok çalışıyorsanız, işe başlama ve işi bitirme zorunluluğu yaratan aktiviteler planlayın. Zorunlu hareket anları planlayın. (aile fertleri ile ortak anlar, köpeği dışarı çıkarma molası, planlı açma germe anları ve oyun molaları gibi) Örneğin; 25 dakika boyunca işe odaklanın ve ardından 5 dakikalık zorunlu bir mola vererek “Pomodoro Yöntemi”ni deneyin.

Evde çalışmaya sınırlar getirmenin bazı ek yolları:

*Günün sonunda bilgisayarınızı kapatın,

*Oturumu kapatmaya karar verdikten sonra e-postanızı veya çevrim içi sohbetinizi açmaktan kaçının,

*Bağlantıyı kesmeniz gereken süre içinde başlayan bir egzersiz, ev işi veya bir arkadaşınızla/akrabanızla online görüşme programlayın,

*Beslenmenize dikkat edelim,

*Mümkün mertebe hafif gıdalarla öğünlerinizi geçirin. Hareket ve enerji tüketimi azaldığına göre yemeklerinizdeki enerji miktarını düşürmenizde fayda vardır.

*Sürekli yeme ihtiyacını belirli aralıklarla hafif ve sağlıklı atıştırmalıklarla gidermeye çalışın. (kuru yemişler vb.) Yemeklerde ise yine salata, yoğurt gibi yardımcı besinleri menünüze ekleyerek, doyma hissine en az kaloriyle ulaşabilirsiniz. Böylece  bu dönemi kilo almadan geçirmeniz mümkün olabilir.

Uzak takım arkadaşlarımızla iletişim kuralım

*Evden çalışırken, yüz yüze iletişim sınırlıdır. Bu, ofiste yaptığımız kısa konuşmalar, beden dili ve jest kullanımıyla yakaladığımız etkin iletişimin daha az olması anlamına gelir.*

*Uzaktan çalışırken meslektaşlarınızla sağlıklı iletişimi sürdürmek için aklınızda bulundurmanız gereken birkaç şey var:

1- Günlük veya haftalık kısa toplantılar planlayın

Kısa toplantılar, çekirdek ekibi içeren, ilerlemeyi vurgulayan ve bloke eden konuların çözümüne yardımcı olan günlük bir toplantıdır. Her ekip üyesi şu soruları cevaplamaya hazırlanır;

*Dün ne üzerinde çalıştım?

*Bugün ne üzerinde çalışıyorum?

*Beni hangi konular engelliyor?

*Bireysel başarıları ve planları her gün paylaşıyor olmak, ekibin genel katkısı konusunda herkesi heyecanlandırır ve motive eder.

2- Çevrim içi sohbeti “Ana ofisiniz” yapın

*Birçok şirket ve ekip, çevrim içi sohbeti hem kişisel olarak hem de işle ilgili konularda bağlı kalmak için kullanır. İnsanların yemek pişirme, egzersiz veya evcil hayvan gibi işle ilgili olmayan konularla ilgili güncellemeleri paylaşabileceği soft kanallar oluşturmalıyız. Ayrıca, önemli hedefler ve onlara doğru ilerleme, elde edilen başarılar gibi konularda mümkün olduğunca sık iletişim kurmak için düzenli olarak sohbeti kullanmalıyız.

*Bu zor günler sıkı dayanışma ve paylaşımlarla birlikte üstesinden gelebileceğiniz zamanlardır. Kimse %100 iş yerinde olmadığı için iş dışı konular da çevrim içi sohbetlerin konusu olmalıdır.

3- Hatalı iletişim ile mücadele edin

*Uzaktan iletişim, hatalı iletişim ve yanlış anlamalara yol açabilir. Bunun nedeni yüz yüze iletişimin (beden dili ve yüz ifadeleri dahil) zengin dokusunun yazılı formata döndüğünde etkilerinin azalma ve hatta çökme eğiliminde olmasıdır.

*Karşılıklı sert mesajlar ya da negatif tonun aktığını fark ederseniz, telefon ya da video kullanmak için bir an bile tereddüt etmeyin. Kendinizi bir ekip arkadaşınızın mesajıyla ​​rahatsız ya da saldırı altında hissediyorsanız, şüphe duyduğunuz anda konuşun. İş arkadaşınızı daha iyi anlayabilmek için açık sorular sormayı deneyin, emin olun her şey çok daha iyi olacaktır.

4- Takım ruhunu koruyun

*Evden çalışırken, takım arkadaşlarınızla projelerin ve durum güncellemelerinin ötesinde etkileşim kurmak için hep birlikte kolektif konular yaratmak her zamankinden daha önemlidir. Uzaktan çalışmak, bazı insanları tetikte tutabilecek yalnızlık duyguları getirebilir.

Evden çalışırken bağlı kalmanın bazı yolları şunlardır:

*Çevrim içi sohbeti happy hour olarak kullanalım,

*Yüz yüze çalıştığımız zamanlarda yaptığınız gibi ekip kahvaltıları, öğlen yemekleri, çay/kahve molalarını online ve görüntülü sohbetlerde yapınız,

*Hepinizin birlikte okuyacağı bir kitap veya bu dönem evde çalışırken bizi zorlayan ortak konuları (çocuklarınızla birlikte nasıl iş/ev dengesi tutturacağınız vb.) tartışmak için görüntülü sohbet konuları oluşturunuz,

*İyi planlanmış ve yapılandırılmış sanal ekip toplantısı, aktiviteleri uzaktan çalışmanın doğurduğu kişisel iletişim dezavantajlarını ortadan kaldırabilir. Hatta avantajlı duruma geçilmesini bile sağlayabilir, yeter ki isteyiniz…

Sağlıklı ve Güvenli Yaşam Dileriz. 16.03.2020

ELVER İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ LTD.ŞTİ

             Ali Selman ELVER

      İnsan Kaynakları Uzmanı

İş ve Sosyal Güvenlik Uzmanı

Paylaş